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 | Cornelia Hübner

Ist die E-Akte Anwalts Beitrag zur Digitalisierung?

Anwalt mit Laptop
Ein Baustein der Kanzlei 4.0: Die E-Akte

Eigentlich gilt die Anwaltsbranche als wenig technikbegeistert. Die E-Akte aber ist inzwischen in den meisten Anwaltsbüros mehr oder weniger angekommen.

Ich erhalte meine Eingangspost schon seit über 10 Jahren eingescannt, und somit nicht mehr auf den Tisch, sondern nur noch in mein Mail-Postfach gelegt. „Wiedervorlage mit Akte“ in Papierform? Diese Arbeitsanweisung habe ich zum letzten Mal vor über 17 Jahren erteilt. In einem früheren Büro habe ich gar nahezu komplett papierlos gelebt.

Was meine ich genau mit E-Akte?
Die elektronische oder E-Akte ist das Abbild der Papierakte. Sie enthält alles (oder sollte das zumindest), was die Papierakte auch enthält, also nicht nur den Schriftwechsel mit der Gegenseite, sondern auch Entwürfe, Akten- und Telefonnotizen, Bilder etc. Wo die E-Akte auf dem Rechner liegt, ist ganz unterschiedlich. Es gibt E-Akten, die Bestandteil der Anwaltssoftware sind, sei es nun mit Dokumentenmanagementsystem oder ohne. Aber auch in Büros, die gänzlich ohne Anwaltssoftware auskommen, kann es E-Akten geben. Diese sind dann eben durch ein Unterverzeichnis im Dateimanager verkörpert und werden händisch verwaltet.

Nicht zu verwechseln ist die E-Akte mit der Webakte. Anders als der Name vermuten lässt, ist die Webakte keine Anwaltsakte, die der Anwalt ins Internet stellt, was ja eher eine schreckliche Vorstellung wäre. Vielmehr ist es eine Plattform, deren Hersteller e.consult den sicheren Datenaustausch zwischen Anwalt und Mandant anbietet.

E.consult wird von zahlreichen Anwaltssoftware-Anbietern genutzt; sie haben die Webakte in ihre Anwaltssoftware integriert. Auch bei Unfall- und Rechtschutzversicherern stößt sie offenbar auf Gegenliebe. So kann man aus der Anwaltssoftware heraus Dateien an die Internetplattform senden, von welcher der Mandant sie dann (gegen Passworteingabe natürlich) abrufen kann.
Wenn ich in diesem Artikel über E-Akte spreche, meine ich also nicht die Webakte, sondern nur die E-Akte.

Was ist der Vorteil der E-Akte gegenüber der Papier-Akte?
Die E-Akte ist, wie oben geschildert, für viele im Anwaltsbüro gelebte Realität; und das gilt auch für die kleinen und mittleren Kanzleien. In den gängigen Anwaltsprogrammen ist seit Jahren Standard, dass die elektronische Aktenverwaltung die Papieraktenverwaltung ersetzen oder ergänzen kann. Ihre Vorteile sind zu offensichtlich, als dass man sie sich entgehen lassen könnte:

  • digitale Dokumentenverwaltung und damit Wissensmanagement auf Knopfdruck und über sämtliche Akten
  • ortsunabhängiges Arbeiten, ohne dass man „die richtige“ Akte einpacken muss
  • kostengünstige Aufbewahrung (Speicherplatz statt Regalmetern) und spätere Archivierung

Für den Anwalt war das Papier und die Akte, in dem das Papier verwaltet wird, einstmals eines seiner Hauptproduktionsmittel. Wenn wir in der kleinen und mittelgroßen Kanzlei das Potential der E-Akte immer besser ausschöpfen, können wir in diesem Bereich vielleicht für andere kleine und mittlere Unternehmen – unsere Mandanten - Vorreiter sein, die bisher noch papierorientierter arbeiten. Warum nicht mal einen ungewöhnlichen Erfahrungstausch zwischen den Unternehmer-Mandanten und der Kanzlei starten?

Wer noch nicht ganz bei der E-Akte angekommen ist, erfährt in nächster Zeit weitere Veränderungsimpulse, die ihn weiter in Richtung der umfassenden Nutzung der E-Akte treiben werden.

beA als Antreiber für die vollständige E-Akte
So kündigt die Bundesrechtsanwaltskammer an, dass das besondere elektronische Anwaltspostfach (beA) mit neun Monaten Verspätung am 29.09.2016 an den Start gehen solle.

Unabhängig davon, ob man an dieses Datum glaubt, ist es höchste Zeit, darüber nachzudenken, wie man diesen zusätzlichen Posteingangsweg in die Kanzlei integrieren will. Wenn in einer Kanzlei noch papierbasiert gearbeitet wird – ist jetzt wirklich der Plan, elektronisch eintreffende Schriftsätze auszudrucken und zur Akte zu nehmen? Auf mich wirkt das anachronistisch. Sinnvoller wäre es doch, dies zum Anlass zu nehmen, sämtliche Posteingangsformen zu vereinheitlichen und die Kanzlei auf elektronischen Posteingang umzustellen. Dies umso mehr als zukünftig sogar die Strafakten der Strafjustiz digital geführt werden sollen; auch wenn dies verbindlich erst ab 01.01.2026 gilt.

Post – sei es nun Papierpost, Faxe, beA-Eingänge oder Mails – ist zu digitalisieren und kommt so im elektronischen Posteingang an, wird zur E-Akte gespeichert, die dafür am besten sämtliche Dateiformate (also auch Audio- und Videodateien) aufnehmen kann.

Und die übrige Post?
Kürzlich habe ich entdeckt, dass die Post Privatkunden anbietet, ihre Post zu öffnen, zu scannen und per E-Mail zu verschicken. Seitdem fasziniert mich der Gedanke, die öde Einscannerei aus der Kanzlei zu verbannen und an einen externen Dienstleister auszulagern. Das meiste erledigen wir inzwischen ohnehin per E-Mail. Trotzdem ist die restliche Papierpost lästig.

Das Einscannen ist sicherlich Arbeit, die von Spezialbetrieben mit entsprechender technischer Ausstattung viel effizienter erledigt werden kann. Dass diese mit Datenschutz umgehen können, muss deren Kernkompetenz sein. Kein Unternehmen kann es sich leisten, dass seine Post auf den Jahrmarkt getragen wird. Ich könnte mir vorstellen, dass sich solche Einscannereien bei Aktenvernichtungsbetrieben ansiedeln – diese können dann gleich die Papierpost vernichten und ergänzen so ihr, durch die E-Aktenführung reduziertes, bisheriges Papier-Geschäft.

Es fragt sich natürlich, ob das erlaubt wäre. Schon seit 2015 gibt es zum „Non-legal-Outsourcing“, also der Verlagerung von Kanzleiaufgabe auf externe Dienstleister eine „kleine“ berufsrechtliche Erlaubnis in § 2 BORA. Dass die Dienstleister sorgfältig ausgewählt und regelmäßig geprüft werden müssten, würde ich als normales Berufsverständnis sehen.
So richtig glücklich können die Anwälte mit der momentanen Regelung trotzdem noch nicht sein. Sie regelt, dass entweder die Mandanten zustimmen, die Kanzlei ihre berechtigten Interessen ausüben muss oder die Beauftragung im Rahmen der Sozialadäquanz erfolgt.

Was wohl die Mandanten dazu sagen würden, wenn sie wüssten, dass ihre Post in Zukunft bei einer externen Einscannerei durch die Maschine läuft und dann nur noch elektronisch auf meinem Schreibtisch landet? Das könnte gemischte Gefühle auslösen.

Natürlich hat die Kanzlei ein berechtigtes Interesse daran, ihre Organisation durch die Einbindung externer Dienstleister zu verbessern; und wenn die Deutsche Post AG das anbietet, ist es möglicherweise auch bereits sozialadäquat. Aber das sagt natürlich noch nichts dazu, ob man deshalb schon – geheime – Mandatspost durch Dritte öffnen und digital weiterverarbeiten lassen dürfte. Das hat vielleicht doch eine andere Qualität, als wenn ein EDV-Dienstleister manchmal für die Wartung der EDV in die Kanzleiräume kommt und dort ein Mandantentelefonat mithören kann oder die Kanzlei ihre Mandatsdaten (verschlüsselt) auf einem externen Server ablegt.

Inzwischen gibt es einen Referentenentwurf des BMJV, der sich immerhin mit dem Thema des Zeugnisverweigerungsrechts durch externe Dienstleister beschäftigt. Hier wird auch geregelt, dass das Beschlagnahmeverbot für Anwaltsakten auch dann gilt, wenn diese bei Externen lagern. Anders als teilweise kolportiert, finde ich im Gesetzentwurf – bisher – allerdings noch keine Änderung von § 203 StGB, mit der auch die Strafbarkeit des Geheimnisverrats auf die Externen erstreckt würde. Das bleibt abzuwarten. Jedenfalls gibt es hier offenbar Einsicht darin, dass es sinnvoll ist, die Einbindung von Externen für die Anwaltskanzlei möglichst zeitnah zu umfassend zu regeln, und dann würde wohl auch der Weg zur externen Einscannerei frei.

Formatunabhängige Dokumentation in der E-Akte
Einer der Gründe, weswegen die E-Akte offen für alle Dateiformate sein muss, hängt damit zusammen, dass ich davon ausgehe, dass wir zukünftig mehr über Audio- oder Video-Dateien dokumentieren werden. Nahezu jeder von uns hat sein Smartphone permanent dabei, fotografiert, statt sich Notizen zu machen, oder speichert sich Sprachvermerke.

Ziel muss es sein, das einfach zur Akte speichern zu können – sonst passiert es nämlich nicht.

Noch Zukunftsmusik, aber wenn Konferenzen in virtuellen Räumen einmal Standard werden, wird man diese nicht aufzeichnen, um sie ggf. später als Beweismittel heranzuziehen?

Die E-Akte in der Cloud
Im Jahr 2014 wurde auf dem Anwaltstag in der Arbeitsgemeinschaft Kanzleimanagement noch heftig darüber diskutiert, wie man die mobile Form der E-Akte richtig umsetzt. Soll die Akte zum Mitnehmen in ein PDF-File transportiert werden, das man unterwegs lesen kann? Oder braucht der Anwalt von unterwegs nicht nur Lese-, sondern auch Schreibzugriff in der Akte?

Meine E-Akte liegt schon seit 2008 in einer Cloud, weil standortübergreifendes Arbeiten in der damaligen Kanzlei gefordert war. Die Idee, dass ich vor meinem Aufbruch von der Kanzlei daran denken muss, mir eine Akte als PDF herunterzuziehen, kam mir daher 2014 bereits einigermaßen absurd und wie eine Einschränkung meiner Freiheit vor.

Und die Zukunft?
Dieser Trend setzt sich meines Erachtens fort. Meine Prognose ist, dass wir in nicht allzu ferner Zukunft ausschließlich webbasiert arbeiten werden. Ich träume davon, dass unser Kanzleisoftware-Dienstleister uns sein Programm auf allen Arbeitsflächen zur Verfügung stellt, auf denen wir arbeiten möchten. Es wird keinen Unterschied mehr machen, ob ich den Browser über meinen Windows-PC, mein Android-Smartphone oder mein Macbook öffne; ich habe betriebssystemübergreifend – gesicherten – und unkomplizierten Zugang zum Anwaltsprogramm sowie allen weiteren Programmen, die ich benötige, sowie zu all meinen Daten, weltweit, 24 Stunden am Tag. Über Datensicherheit muss ich mir keine Gedanken mehr machen, ebenso wenig über Updates, darum kümmert sich mein Dienstleister (den ich natürlich sehr sorgfältig ausgesucht und zur Verschwiegenheit verpflichtet habe).

Die E-Akte ist somit der Einstieg des Anwalts in die digitale Welt und die Stelle, an der er sich bereits weitestgehend zuhause fühlt. Vielleicht kann er mit diesem Tool anderen sogar unternehmerisch Vorbild sein. Allerdings ist das Thema Kanzlei 4.0 damit bei weitem noch nicht erschöpft, und wir werden in diesen rasanten Zeiten gerade als Anwälte aus den kleinen und mittleren Kanzleien immer wieder unsere Komfortzone verlassen müssen.

So wie ich den Anwaltsmarkt im Moment sehe, scheint es, als hätten die Großkanzleien, die Zugriff auf Big Data haben, und die in effizienzsteigernde Tools (LawTech) investieren können, viel bessere Chancen, die Digitalisierung zu überstehen. Wenn die Großen ihre Kosten darüber massiv senken und gleichzeitig ihre Dienstleistung individualisieren, könnten sie die kleinen und mittelgroßen Kanzleien verdrängen, die derzeit durch ihre lokale Marktkenntnis und ihre individuelle Betreuung punkten.

Es wird also nicht reichen, sich damit zu trösten, dass die Demografie den Anwälten wohl helfen wird. Nach meiner Auswertung der Altersstatistik der BRAK müssten in den nächsten 15 Jahren rund 60.000 Anwälte in Rente gehen. Wenn die Zulassungszahlen so bleiben wie sie sind, nämlich fallend, dann wachsen in diesem Zeitraum nur 15.000 – 20.000 nach. Diese Reduzierung der Anwaltschaft um 25 Prozent würde natürlich den Wettbewerbsdruck mindern. Wenn die Prognosen stimmen, dass 50 Prozent aller Arbeitsplätze durch die Digitalisierung verloren gehen, rettet das allein uns aber nicht.

Eine Chance, die ich für kleine und mittelgroße Kanzleien erkenne, liegt vielleicht darin, sich mit den Anwaltssoftwareanbietern zu verbünden, deren Zielkunden sie sind. Eine kleine oder mittelgroße Kanzlei wird es sich ja kaum leisten können, Software und LawTech für ihre eigene Effizienzsteigerung kanzleiangepasst entwickeln zu lassen. Hier bietet sich für Anwaltssoftwareanbieter aber möglicherweise ein neues Geschäftsfeld, wenn sie LawTech für die Kleineren erfinden, damit diese mithalten können. Ich mache gerade höchst ermutigende Erfahrungen mit einem Softwareanbieter und kann nur empfehlen, den eigenen Anbieter darauf anzusprechen, wie sich die Effizienz im eigenen Büro steigern lässt. Ich persönlich denke hier an Dokumentautomation, aber auch an die Digitalisierung der Kommunikation mit den Mandanten, um diese effizienter mit den Abläufen in der Kanzlei zu vernetzen.

Cornelia Hübner
Cornelia Hübner ist Rechtsanwältin, Fachanwältin für Handels- und Gesellschaftsrecht sowie für Bank- und Kapitalmarktrecht. Frau Hübner führt zudem den Blog anwaltdigital.

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