• Per E-Mail Senden
  • Seite empfehlen






    Ihre Kontaktdaten und die des Empfängers werden an dieser Stelle ausschließlich für den Versand Ihrer Nachricht verwendet.

  • Facebook
  • Twitter
  • Google +
  • Xing
  • LinkedIn
 | Dirk Kunde

Kanzleisoftware

Mit der richtigen Kanzleisoftware organisieren Anwälte die Arbeitsabläufe in der Kanzlei effizienter.
Mit der richtigen Kanzleisoftware organisieren Anwälte die Arbeitsabläufe in der Kanzlei effizienter.

Mit der richtigen Anwaltssoftware organisieren Anwälte die Arbeitsabläufe in der Kanzlei effizienter. Schriftsätze, Mandantenakten, Termine und Fachinformationen werden an einer Stelle gebündelt und sind für jeden Mitarbeiter verfügbar. Doch beim Aufbau einer Kanzlei, ihrer Expansion oder einem Softwarewechsel besteht die Qual der Wahl. Es ist Umsicht geboten.

Improvisation trägt bei Kanzleisoftware nicht weit

„Ich nutze keine Anwaltssoftware“, lautet nicht selten die knappe Antwort auf die Frage nach der eingesetzten Kanzleisoftware. Insbesondere kleinere Kanzleien mit ein, zwei Berufsträgern arbeiten oft mit selbstgestrickten Kombinationen aus Textverarbeitung, Adressdatenbank, Terminkalender und Online-Fachinformationen. Doch fehlt es hier – neben der sauberen Weiterentwicklung – meist schon an der Verknüpfung relevanter Informationen.
Die Suche in den jeweiligen Programmen nach einem Vorgang, Schriftsatz, einer Telefonnummer oder einer Mail kostet wertvolle Zeit. Effizienter läuft es mit der passenden Anwaltssoftware. Die muss nicht alle genannten Funktionen enthalten, aber die vorhandenen Anwendungen verknüpfen.

So kann es aussehen, wenn alles ineinander greift

Beginnen wir mit einem idealtypischen Beispiel: Ein Mandant meldet sich telefonisch in der Kanzlei. Die Telefonanlage mit CTI-Schnittstelle (Computer Telephone Integration) erkennt die Rufnummer und blendet die digitale Mandantenakte ein. Der Mandant wünscht ein Beratungsgespräch zu einem Fachthema. Der Kanzleimitarbeiter hat während des Telefonats Zugriff auf den Kanzleikalender und sieht, wann der Kollege für das entsprechende Fachgebiet Zeit hat. Nach dem Gespräch schickt der Mitarbeiter dem Mandanten eine E-Mail mit Terminbestätigung und Anfahrtsbeschreibung in die Kanzlei.

Alles zentral hinterlegt

Zum Besprechungstermin in der Kanzlei hat der Anwalt die Mandantenakte auf dem Bildschirm. Bei speziellen Fragen hat er Zugriff auf eine angeschlossene Online-Datenbank. Nach dem Gespräch mit dem Mandanten setzt der Anwalt ein Schriftstück an die gegnerische Partei auf. Die Textverarbeitung berücksichtigt den Briefkopf der Kanzlei, übernimmt die Aktennummer, Mandantendaten und bietet passende Textbausteine für diesen Fall an. Das Schreiben ist in wenigen Minuten versandfertig für die Briefpost und landet automatisch als digitale Kopie in der Aktenverwaltung der Software.
Bis zur fertigen RVG-Abrechnung sind es dann nur noch wenige Klicks mit der Maus. „Oft kommt es vor, dass mein Kollege auf einen ähnlichen, früheren Fall verweist. Nach der entsprechenden körperlichen Akte müsste ich ziemlich lange und aufwändig recherchieren. Unsere Software dagegen liefert mir den Fall inklusive gesamten Schriftverkehr per Knopfdruck in Sekundenschnelle.“ So läuft es im Idealfall. Doch vor die Freuden der funktionierenden Kanzleisoftware hat die Technik die Auswahl und den Datentransfer gestellt.

Wenn Daten wandern

Wenn eine Kanzlei die Anwaltssoftware wechselt oder zum ersten Mal von provisorischer Datenhaltung auf professionelle Kanzleisoftware umsteigt, müssen Schriftsätze, Akten und Adressdaten der letzten Jahre oder Jahrzehnte in die neue Software übernommen werden. Da ist es wichtig, dass der Datentransfer einwandfrei geklappt. Keine Akte darf abhandenkommen, alle Daten sollen anschließend sicher im neuen Programm gespeichert sein. Deshalb ist der Umstieg keine leichte Entscheidung und sollte vorher mit dem Anbieter besprochen werden: Wenn bei der Datenübernahme etwas schief läuft, wäre der Arbeitsablauf in der Kanzlei über Tage oder gar Wochen behindert.

Auswahl des Anbieters für Einsteiger

Bei der Entscheidung für eine Kanzleisoftware sollte man auch ein Auge auf Größe und Erfahrung des Anbieters werfen. Schließlich möchte man, dass die Software weiterentwickelt wird und auch noch in zehn Jahren am Markt präsent ist. Expandiert eine Kanzlei, sollte sie problemlos weitere Funktionen hinzufügen können, wenn beispielsweise ein Notar aufgenommen wird.
Auf der anderen Seite fürchten kleinere Kanzleien leicht, bei großen Software-Anbietern als „kleine Nummer“ durchzurutschen. Es besteht die Gefahr, dass sie hier nicht den erwarteten Service, die Aufmerksamkeit und die individuelle Anpassung an ihre Kanzleiabläufe und Aktenverwaltung erhalten. Letztendlich ist auch der Preis für eine Kanzleisoftware ein Entscheidungsfaktor. Sollte man das Programm kaufen oder mieten? Zu welchen Konditionen können später Module bzw. Arbeitsplätze ergänzt werden? Auf diese Fragen sollten Kanzleien vor der Anschaffung Antworten finden.

Starterpakete für Kanzleigründer

Für Kanzleigründer bieten viele Software-Häuser Starterpakete mit günstigeren Konditionen an. Auch die Open-Source-Bewegung macht vor Kanzleien nicht halt. Hierbei programmiert eine Gruppe von freien Entwicklern die Software und stellt sie zur Weiterentwicklung sowie kostenlosen Nutzung ins Internet. Canzeley.de ist ein Beispiel. Die Anwaltssoftware nutzt das ebenfalls freie Open Office als Grundlage und erweitert es um eine Datenbank. Die netzwerkfähige Software bietet digitale Mandantenakten, Wiedervorlagen und die Verwaltung von Schriftsätzen. Doch bei dieser Softwareform besteht die Gefahr, dass die Entwicklung eines Tages einschläft oder das Programm nicht mit den Ansprüchen der Kanzlei mitwächst.

Computerraum oder Cloud?

Die Entscheidung für eine Software-Lösung geht einher mit der notwendigen Hardware. Bei den Arbeitsplatzrechnern dominieren nach wie vor Windows-basierte Geräte gegenüber Computern von Apple. Wobei die Designobjekte mit dem angebissenen Apfel dank Software wie Paralleles auch Windows-Programme nutzen können. Dreh- und Angelpunkt einer Kanzleilösung ist jedoch der Server, auf dem alle Informationen zusammenlaufen bzw. verknüpft werden. Insbesondere kleinere Kanzleien scheuen den Aufwand für einen IT-Betreuer oder den Einkauf der entsprechenden Serviceleistung. Daher sind Cloud-Lösungen auf dem Vormarsch. Dabei steht der Server in einem Hochleistungsrechenzentrum. Über eine gesicherte Datenverbindung greifen die Kanzleimitarbeiter auf die Programme und Daten zu.

Datenschutz nicht vergessen

Da es in Kanzleien stets um vertrauliche Informationen geht, mag es Vorbehalte gegenüber Cloud-Lösung geben. Doch was Ausfallsicherheit, Datensicherungen, Wasser-, Brand- und Einbruchsschutz sowie Zugangskontrollen angeht, kann es wohl keine Kanzlei mit einem seriösen Anbieter eines Rechenzentrums mit Standort in Deutschland aufnehmen.
Eine Kanzleisoftware in der „Datenwolke“ bietet zudem weitere Vorteile: Sicherungskopien und Updates sind Sache des Anbieters und erfolgen meist in der Nacht. Die Kanzlei hat – ein echtes Plus für das Kanzleimanagement – keine Ausfallzeiten. In Phasen hoher Arbeitsbelastung können schnell weitere Lizenzen für Mitarbeiter hinzugebucht werden. Auch das mobile Arbeiten wird erleichtert: Per Laptop, Smartphone oder Tablet-PC können sich Mitarbeiter auf Geschäftsreise oder von zuhause passwortgeschützt Daten vom Server abrufen und so Fälle bearbeiten oder dringende Mandantenfragen beantworten.

Dirk Kunde
Dipl.-Volkswirt und Wirtschaftsjournalist Hamburg

Seite empfehlen






Ihre Kontaktdaten und die des Empfängers werden an dieser Stelle ausschließlich für den Versand Ihrer Nachricht verwendet.

Alle Themen und Beiträge zum Kanzleimanagement Alle Themen und Beiträge zum Kanzleimanagement

Haufe Newsletter Recht

Wenn Sie wöchentlich Neuigkeiten und Interessantes zu verschiedenen Rechtsgebieten erhalten möchten, können Sie unter www.haufe.de/newsletter den Haufe Newsletter Recht kostenlos abonnieren.
Kontakt
Rufen Sie uns an
0800 7234 246 (kostenlos)
Schicken Sie uns eine E-Mail (hier klicken)








Kontakt
Kontakt

Advolux Testversion downloaden

Hier können Sie Advolux für Windows, Mac und Linux downloaden und unverbindlich testen.











Advolux Testversion (Windows)
Advolux Testversion (Mac OS X)
Advolux Testversion (Linux)

Wir gehen sorgsam mit Ihren Daten um und halten uns selbstverständlich an die rechtlichen Regelungen.


Advolux Testversion downloaden

Hier können Sie Advolux für Windows, Mac und Linux downloaden und unverbindlich testen.











Advolux Testversion (Windows)
Advolux Testversion (Mac OS X)
Advolux Testversion (Linux)

Wir gehen sorgsam mit Ihren Daten um und halten uns selbstverständlich an die rechtlichen Regelungen.

Zum Webinar anmelden










Wir gehen sorgsam mit Ihren Daten um und halten uns selbstverständlich an die rechtlichen Regelungen.