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Unterstützung beim Wechsel Ihrer Kanzleisoftware: Datenübernahme

Vor fast jedem Softwarewechsel steht die Herausforderung, die gespeicherten Daten von der alten Software in die neue zu übertragen (Datenmigration). Wir werden Sie dabei unterstützen. Erfahrungsgemäß kann ein Großteil der Daten übernommen werden.

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Welche Daten und welche Datenzusammenhänge dabei genau übernommen werden können, hängt vor allem von der Art der Datenverarbeitung in Ihrer bisherigen Software und Ihrer bisherigen Arbeitsweise ab. Aus dieser Kombination entsteht eine individuelle Datenstruktur. Genauso individuell ist die Datenübernahme. Diese gilt es im Vorhinein gemeinsam zu besprechen, um den besten, d. h. den schnellsten und kostengünstigsten, Weg für Sie zu finden.

Bei einer Datenübernahme können in der Regel folgende Inhalte standardmäßig konvertiert werden: Akten, Adressen, Verknüpfung von Akten und Adressen, Wiedervorlagen, Termine, Fristen, Forderungskonten-Buchungen (als PDF), Dokumentenzuordnung zu Akten.

Weitere Funktionen, wie Referate, Benutzer oder Sachbearbeiter, hängen stark von Ihrer bisherigen Kanzleisoftware ab. Sachkonten werden bewusst nicht übernommen, sondern ausschließlich Aktenkonten-Buchungen.

Auch die Dauer der Datenübernahme hängt davon ab, welche Daten, in welcher Form übernommen werden sollen. Sie sollten im Durchschnitt von 2 Monaten ausgehen, in denen Sie sich mit Ihrer Datenübernahme beschäftigen müssen.

Währenddessen können Sie bereits in Advolux Ihren Briefkopf und die Dokumentenvorlagen anpassen, neue Akten anlegen und bearbeiten, alles einrichten. Die Akten aus Ihrer alten Software werden nach dem Datenkonvert in Ihre neue Datenbank eingefügt. Damit der eigentliche Umstieg so reibungslos funktioniert, erfordert dies jedoch vorab die Klärung aller Fragen.

Hierfür wird vorab eine sogenannte Probekonvertierung durchgeführt. Die stichprobenartige Kontrolle dieser Konvertierung durch die Kanzlei und ggf. individuelle Übernahmeanpassungen des Dienstleisters benötigen die meiste Zeit.

Deshalb ist es bei einem Softwarewechsel und der damit einhergehenden Datenübernahme wichtig, dass Sie sich durch uns ausführlich beraten lassen. So können Sie Zeit, Aufwand und Kosten sparen.

Bitte überlegen Sie auch, ob dieser Datenkonvert in Ihrem speziellen Fall sinnvoll ist. Oft sind in der alten Software keine vollständigen Akten vorhanden, da noch eine Papierakte da ist oder in der Adressdatenbank sind jede Menge Dubletten und Überflüssiges vorhanden. In diesem Fall ist es wahrscheinlich besser, die Datenbank von Advolux neu aufzusetzen, ohne Altlasten. Viele Kanzleien nutzen diesen Weg.

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Wir gehen sorgsam mit Ihren Daten um und halten uns selbstverständlich an die rechtlichen Regelungen.

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